電話取り次ぎの件

皆さまお疲れ様です。

社名が聞き取れない件、入社当時私は営業から何度も注意されました。

メモした内容で
・会社名
・担当者
・折り返しの電話番号

出来る人ほど、この3点セットは必ずメモする様にと言ってきます。

相手先の方が「電話番号は分かっているはずだから。」と、言ったとしても「担当者が出先ですので念の為お伺いしてもよろしいでしょうか。」と更に突っ込む様にと。

私が実践していることは1日に何枚もの小さなメモは使わず、基本的に電話メモや営業からのお願いなど1日1枚〜2枚A4の紙にひたすらメモを取ることです。
大きな一枚にまとまっていると、後で見返す事もできます。

電話が鳴ったら受話器をとり「ありがとうございます、〇〇不動産××店〇〇でございます。」と名乗りながらまずは着信番号をすかさずメモ。
そして「株式会社〇〇の××と申しますお世話になっております。」と言われた会社名、担当者名もとりあえず聞こえたままメモ。

そして、相手が話し終わった後「お世話になっております。」と単に言うだけでなく早速メモを見ながら「株式会社〇〇の××様、お世話になっております。」と会社名、担当者名を復唱しながら返答をします。

これをすると、名前を呼んでもらった相手は間違いなく悪い気はしません。
私が逆にこの様に電話を受けてもらった時は感じのいい会社だなと感じます。

もう一つ、この時点で復唱した会社名、担当者名に間違えがあれば相手はもう一度言い直してくれます。

これは失礼な事ではなく、曖昧な事を曖昧なまま伝えない姿勢が伝わるので私は毎回実践しています。

私が電話を受けている時に、会社名と担当者名を復唱すると周りで聞いている営業は「あっ、俺のお客様だ」と分かりやすいし電話をすぐに取り継ぐ体制にもなってくれます。

つまり、いい事づくめなのです！

慣れないウチは恥ずかしかったり面倒だったりしますが、電話の取り次ぎが苦手な方は是非試してみてください^ ^

あと、早口な人ほどビックリするくらいゆっくり話してみると相手も不思議と合わせてゆっくり話してくれます！

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